Quittance de loyer : modèle gratuit et bonnes pratiques

By 18 janvier 2019 Blog, Gestion locative

Votre locataire vous demande une quittance loyer pour la première fois ?
Suivez notre guide pratique pour savoir comment créer une quittance de loyer.

L’essentiel sur vos obligations en tant que propriétaire : si le paiement du loyer est total et si votre locataire en fait la demande, vous devez lui fournir gratuitement une quittance de loyer. Pour vous aider, InSitio vous propose de télécharger gratuitement son modèle de quittance de loyer.

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Qu’est ce qu’une quittance ? Définition

C’est un acte écrit que l’on donne au locataire et par lequel on déclare qu’il a payé, en d’autres termes qu’il a « acquitté », une somme d’argent correspondant à son loyer. En donnant ce document, le bailleur reconnaît avoir reçu le montant de sa créance.

Comment faire une quittance de loyer ?

Pour rédiger une quittance de loyer, il vous suffit de réunir certaines informations présentes dans votre bail et les informations relatives au paiement du loyer.

Votre quittance doit comporter les mentions obligatoires suivantes :

  • le nom, le prénom et l’adresse du bailleur
  • le nom, le prénom et l’adresse du locataire
  • la date d’émission du document de quittance (date à laquelle le propriétaire rédige l’acte écrit)
  • la date d’occupation des lieux (les dates de début et de fin de la période pour le loyer versé)
  • le montant du loyer hors charges* acquitté
  • le montant des charges locatives acquittées (cela peut correspondre aux charges réelles ou aux provisions pour charges)

Si ces informations doivent obligatoirement être présentes dans l’acte écrit, nous vous conseillons également d’ajouter certaines informations facultatives :

  • la signature du bailleur
  • le solde dû, égal à zéro, pour attester du paiement total du loyer
  • la date de réception des fonds

Pensez également à réviser annuellement votre loyer afin d’optimiser le rendement de votre bien immobilier en location ! InSitio met à votre disposition une calculette en ligne pour calculer votre nouveau loyer à partir de l’indice de référence des loyers de l’INSEE.

Est-il obligatoire de fournir une quittance de loyer ?

Non, mais cela peut le devenir si le locataire en fait la demande…

Lorsque l’on en vient aux quittances de loyer, nous remarquons que certaines bonnes pratiques ne sont pas respectées par les propriétaires. Il est donc nécessaire d’apporter ici quelques précisions sur les droits et devoirs des propriétaires et des locataires.

Il est du devoir du locataire de s’acquitter de son loyer en temps et en heure.
En contrepartie le locataire a le droit d’obtenir une quittance de loyer.
Si le locataire n’en fait pas la demande, le propriétaire a le choix d’envoyer ou non une quittance de loyer. Sans demande du locataire, cet envoie est facultatif.
Si le locataire en fait la demande, le bailleur ne peut refuser de délivrer une quittance de loyer.

Cela s’applique aussi pour les mandats de gestion. Que le logement soit géré directement ou indirectement par la propriétaire, le locataire peut exiger de recevoir une quittance de loyer.

Pour réclamer sa quittance, le locataire peut s’aider d’un modèle de lettre de demande de quittance de loyer. Si le propriétaire refuse ou tarde à fournir ce document, le tribunal pourra proclamer une “injonction de faire”, décision de justice le condamnant à exécuter ses engagements.

Dans le cadre d’une relation apaisée avec ses locataires, l’envoi systématique d’une quittance de loyer est toujours appréciée.

Peut-on facturer une quittance de loyer ?

Non, la quittance doit être fournie gratuitement.

Par ailleurs le propriétaire ne pourra en aucun cas demander à être indemnisé pour l’envoie de la quittance loyer. La remise de la quittance est à la charge du propriétaire.

Certains propriétaires demandent malgré tout à être remboursés des frais postaux pour l’envoie de la lettre de quittance. Sachez que c’est interdit ! La loi stipule clairement que le propriétaire ne peut en aucun cas faire supporter au locataire les frais liés à la quittance de loyer.

Quand remettre une quittance de loyer ?

La loi ne dit rien à ce sujet.

Cependant, afin de garder de bonnes relations avec votre locataire, nous vous conseillons d’envoyer une quittance tous les mois, le lendemain du paiement du loyer.

Afin de réduire vos tâches de gestion locative, la plateforme InSitio détecte le paiement du loyer en ligne et automatise la génération de la quittance de loyer puis son envoi par courriel à votre locataire. Elle vous laisse également l’option de l’envoyer par la poste. L’automatisation du quittancement permet un envoi régulier et immédiat tout de suite après le paiement du loyer. C’est simple et efficace !

Comment remettre une quittance de loyer ?

Par courrier postal ou par courriel (email), sans format spécifique à respecter.

Sachez qu’il n’existe aucun formulaire légal, tel qu’un cerfa, ni aucun format imposé pour établir votre quittance. Il peut s’agir d’une simple lettre écrite sur papier libre. Pour écrire une quittance de loyer, vous pouvez utiliser notre modèle gratuit de quittance de loyer.
Vous pouvez également créer vous même votre quittance, tant que vous y incorporez les mentions obligatoires.

Beaucoup de propriétaires choisissent d’envoyer la quittance de loyer au locataire par la poste, ou de la déposer dans leur boîte aux lettres s’ils sont proches.
N’hésitez pas à télécharger le modèle de quittance de loyer Word d’InSitio, afin de l’imprimer, puis à la remplir et l’envoyer en lettre papier à votre locataire.

Depuis la loi Alur (2014) si le locataire donne l’autorisation au bailleur, ce dernier a la possibilité d’envoyer la quittance par e-mail. Voici le modèle de quittance de loyer PDF d’InSitio.
La transmission de la quittance de loyer peut donc maintenant se faire par voie dématérialisée.

Si le paiement du loyer est partiel, dois-je remettre une quittance de loyer ?

Non.

La loi de 1989 dispose que “si le locataire effectue un paiement partiel, le bailleur est tenu de délivrer un reçu”.

Même si ces deux notions sont souvent confondues, en pratique, la quittance doit être distinguée du simple reçu. Le propriétaire doit en effet remettre un reçu au locataire lorsque ce dernier n’a que partiellement payé le montant du loyer. La quittance concerne, elle, le paiement intégral du loyer et des charges.

Le reçu contiendra les mêmes mentions obligatoires que la quittance. Le modèle de reçu est d’ailleurs similaire, sauf que le mot quittance est remplacé par le mot reçu, et le solde du n’est pas égal à zéro.

Une ou plusieurs quittances de loyer pour les colocations ?

Tout dépend du contrat de bail.

Vous avez plusieurs locataires qui vivent en colocation. A qui devez vous envoyer la quittance de loyer ?

Si le bail est commun à tous les colocataires, une seule quittance avec le montant total du loyer suffit. Il faudra néanmoins mentionner les prénoms et noms de chaque colocataire.

Si chaque colocataire a signé un bail individuel, chacun recevra une quittance personnalisée. L’envoi des quittances sera conditionné par chaque paiement nominatif. Un colocataire pourra recevoir une quittance et l’autre pas, car l’un aura déjà payé son loyer et l’autre pas encore.

A quoi sert la quittance de loyer ?

Les raisons pour lesquelles les locataires en font la demande sont diverses et variées.

Cela peut être pour prévenir toute contestation ou litige au sujet du paiement du loyer. Le locataire désire alors une preuve écrite qui atteste qu’il a bien effectué le paiement.
La quittance de loyer permet au locataire de prouver qu’ils ont été des bons payeurs. Elle lui permettre de constituer ses prochains dossier de location.

Enfin, la quittance de loyer peut être utilisée comme pièce justificative de domicile par les locataires.

ZOOM sur la loi sur la quittance de loyer

  • Loi du 6 juillet 1989 : le propriétaire doit fournir une quittance de loyer si son locataire en fait le demande

La quittance de loyer est régie par la loi du 6 juillet 1989 tendant à améliorer les rapports locatifs. Elle vient cadrer les relations entre propriétaires et locataires.
Cette loi s’applique aux locations de locaux loués vides à usage d’habitation principale ou à usage mixte (professionnel et d’habitation principale) ainsi qu’aux garages, places de stationnement, jardins et autres locaux, loués accessoirement au local principal par le même bailleur, y compris en HLM.
Dès lors que vous êtes propriétaire bailleur et que vous avez signé un contrat de location, un bail meublé ou vide, un bail de colocation, vous pouvez être tenus d’envoyer des quittances de loyer. En effet cela s’applique à n’importe quel type de bail d’habitation.

La loi de 1989 vient déjà établir la gratuité de la quittance de loyer. Elle répute non écrite toute clause qui « fait supporter au locataire des frais d’expédition de la quittance ». Cela veut dire que si un propriétaire stipule dans son contrat de bail que les frais de quittancement seront supportés par le locataire, cet partie du contrat de location est légalement nulle et ne vaut rien. Cependant, les mauvaises pratiques observées chez les bailleurs ont amené à venir définir de manière plus explicite sa gratuité.

  • Loi n°2009-323 du 25 mars 2009, dite loi Boutin : devoir de fournir gratuitement une quittance

Cette « loi de mobilisation pour le logement et la lutte contre l’exclusion », a apporté des changements aux règles concernant les baux d’habitation.
Le loi Boutin répertorie un ensemble de mesures qui sont surtout imposées aux bailleurs. Elle oblige notamment les propriétaires à transmettre les quittances de loyer gratuitement à leurs locataires.
“Le bailleur ou son mandataire est tenu de transmettre gratuitement une quittance au locataire qui en fait la demande. La quittance porte le détail des sommes versées par le locataire en distinguant le loyer et les charges”.

  • Loi du 24 mars 2014, dite loi Alur : obligations du mandataire

Locations meublées :
Cette loi vient étendre le champs de la loi de 1989. Elle permet d’inclure les locations meublées à usage d’habitation principale.

Mandat de gestion :
Elle vient également étoffer la loi de 2009 sur la caractère gratuit de la transmission des quittances, en étendant cette obligation au mandataire du bailleur.
Que le bien soit géré en direct par le propriétaire ou qu’il fasse appel à un mandataire tel qu’un agent immobilier, les frais d’établissement et d’envoi de la quittance de loyer ne peuvent pas être mis à la charge du locataire.
Maintenant, le mandataire du bailleur est donc également tenu de transmettre gratuitement une quittance au locataire qui en fait la demande. D’après la loi “« aucun frais liés à la gestion de l’avis d’échéance ou de la quittance ne peuvent être facturés au locataire ».”

  • Loi du 24 mars 2014, dite loi Alur : la transmission de la quittance peut être dématérialisée

La loi Alur introduit une nouvelle faculté en ce qui concerne la délivrance de la quittance. Elle peut désormais être envoyeée par email, sur accord du locataire comme indiqué par l’article 21 de la loi du 6 juillet 1989 à jour des modifications effectuées par la loi du 24 mars 2014 : “Avec l’accord exprès du locataire, le bailleur peut procéder à la transmission dématérialisée de la quittance”

  • Loi n°77-1457 du 29/12/1977, article 11 de la : pour les autres types de locations

Cette loi concerne les locations à caractère saisonnier, logements foyers, logements attribués ou loués en raison de l’exercice d’une fonction ou de l’occupation d’un emploi, locations consenties aux travailleurs saisonniers.
Dans le cadre de cette loi, les locataires peuvent toutefois exiger du bailleur la remise d’une quittance sur la base de l’article 11 de la loi n°77-1457 du 29/12/1977 selon lequel « tout locataire ou occupant de bonne foi peut exiger la remise d’une quittance ou d’un reçu à l’occasion d’un règlement effectué par lui ».

Ce qu’il faut retenir

    • Si le paiement du loyer est total et si le locataire en fait la demande,
    • le propriétaire doit fournir au locataire une quittance de loyer,
    • gratuitement,
    • par courrier postal ou, si le locataire l’accepte, par email.
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